Cómo hacer una carta QR gratis para tu cafetería en 15 minutos: guía paso a paso

¿Son realistas 15 minutos? Cuándo cuadra el cronómetro y cuándo no

Deja el móvil en la barra con el cronómetro preparado y abre una herramienta con la que hacer una carta QR gratis. Esta guía monta paso a paso la carta con código QR de una cafetería, con Platoo como ejemplo práctico. Primero, comprobemos si una puesta en marcha de 15 minutos es realista para tu local.

Qué cubren los 15 minutos: una carta corta de cafetería tecleada a partir de una lista lista

Si te preguntas cómo crear una carta QR y cuánto se tarda, 15 minutos es un tiempo de trabajo realista, no una promesa de Platoo. Vale para una cafetería con un par de docenas de productos, cuando los nombres, los precios y los alérgenos ya están en una sola hoja.

En ese tiempo creas una cuenta, completas la página del local, tecleas los platos, marcas los alérgenos y pruebas el código. Todo cabe en el plan gratuito, que según la página de precios de Platoo incluye platos ilimitados y un código QR para todo el establecimiento.

Ten en cuenta que se trata de una carta solo de consulta, no de pedidos por QR. El camarero sigue tomando nota.

Qué hace que se pase de 15 minutos: cartas largas, precios sin decidir, fotos sin hacer

Teclear rara vez es lo lento. Decidir, sí. En un escenario típico, la dueña se para a fijar el precio de un flat white con bebida de avena, y el cronómetro sigue corriendo.

Las fotos son la trampa más habitual, así que esta guía las deja para un paso posterior.

Si tu carta actual es un PDF, ya tienes la lista. Una carta en PDF y una carta digital se comportan de forma distinta en el móvil, pero el contenido se traslada tal cual.

La vía sin teclear: envía una foto de la carta y deja que el equipo la introduzca

Para una carta larga existe una vía sin teclear nada. Fotografías la carta impresa, o adjuntas el archivo, y se la envías al equipo de Platoo.

El equipo introduce los platos, organiza la estructura y te devuelve un código QR listo. Según la web de Platoo, esta configuración llave en mano es gratuita para toda cuenta nueva y en la mayoría de los casos no tarda más de 24 horas.

Cambias la meta de los 15 minutos por tu propio tiempo. Revisa el resultado después: solo tú sabes si un precio fotografiado sigue vigente.

Antes de poner en marcha el cronómetro: prepara el contenido de la carta

Deja el portátil cerrado por ahora y coge un bolígrafo. El cronómetro solo cuadra si cada plato, cada precio y cada alérgeno ya están escritos, porque buscar datos cuesta más tiempo que teclearlos.

La hoja de preparación en una página: plato, precio, categoría, alérgenos

Dale a cada producto una línea y cuatro columnas, todo en una sola página.

Las categorías de la carta de una cafetería suelen ser evidentes: cafés, bebidas frías, desayunos, bollería.

Para la última columna, revisa cada receta frente a los 14 alérgenos del anexo II del Reglamento (UE) n.º 1169/2011, tal como se publica en EUR-Lex; el paso de alérgenos más abajo los enumera. Lee las etiquetas de la bollería comprada, los siropes y las bebidas vegetales en lugar de adivinar.

El plan gratuito de Platoo guarda ingredientes y alérgenos por plato, así que anota la lista de ingredientes allí donde ya la conozcas. Las descripciones pueden esperar. Escribe una línea corta solo donde el nombre no se explique por sí mismo, y lee más tarde esta guía para escribir descripciones de platos.

Datos del local que se reúnen una sola vez: horario, dirección, wifi, redes sociales

El perfil del local necesita nombre, logotipo, horario y dirección. Escribe el horario día por día, incluido el que cambia, y anota la contraseña del wifi y los enlaces a tus redes sociales.

Mira primero una carta terminada: la demo en vivo

Abre la carta de demostración en el móvil antes de construir nada. No necesitas cuenta.

Desplázate como lo haría un cliente y fíjate en el poco texto que cabe junto a un plato. Eso te dice lo cortas que deben ser tus propias líneas.

Decide también el idioma de la carta. El plan gratuito muestra uno, así que escribe la hoja en el idioma local. El paso de alérgenos más abajo explica por qué.

Minutos 0-3: crea una cuenta gratuita y completa la página del local

Pon en marcha el cronómetro. Tienes la hoja de preparación junto al teclado, y los tres primeros minutos son para lo que los clientes ven antes de ver un solo plato: la página del local.

Regístrate y ponle nombre al local

El registro es el paso más corto de toda la guía. Abre la página de registro de Platoo, crea la cuenta y escribe el nombre de la cafetería tal y como aparece en tu rótulo. Los clientes comprueban ese nombre para confirmar que han escaneado el código correcto, así que evita abreviaturas y apodos internos.

Puedes quedarte en el plan gratuito. Según la página de precios de Platoo, el plan Free cubre un restaurante y una carta, con carta online y página del local incluidas. Para una sola cafetería es todo lo que necesitas, por eso aquí basta una carta QR gratis hecha con un creador de menús QR.

Después completa el perfil del local: nombre, logotipo, horario y dirección. Si el archivo del logotipo no está en este ordenador, añádelo más tarde. Los cambios se publican sin tocar el código impreso.

Horario, dirección y el botón de cómo llegar

Copia el horario directamente de la hoja de preparación, incluidos los días en que cierras antes. Un cliente que encuentra la página un domingo por la tarde no debería tener que llamar para saber que cierras a mediodía.

Escribe la dirección como la reconocería una app de mapas. La página del local tiene un botón de cómo llegar, y solo sirve si lleva hasta tu puerta. Esto importa sobre todo a los turistas, que a menudo eligen dónde desayunar desde un par de calles más allá.

Contraseña del wifi y redes sociales: los detalles que los clientes preguntan al personal

Cuenta cuántas veces deletrea tu barista la contraseña del wifi en plena hora punta de la mañana. Ponerla en la página del local traslada esa pregunta de la barra a la pantalla del propio cliente. Escríbela con cuidado, porque una contraseña equivocada genera más preguntas que ninguna.

Añade las redes sociales al final. Los clientes a los que les ha gustado el sitio pueden seguirte desde la misma página de la carta digital, que es una página web normal que se abre en el navegador del móvil, sin instalar ninguna app.

Mira el cronómetro. Deberías estar cerca de los tres minutos.

Minutos 3-9: crea las categorías y añade los platos con sus precios

La página del local está completa y el cronómetro marca tres minutos. Los seis minutos siguientes son de teclear, el tramo más largo de esta configuración paso a paso.

Una estructura de categorías que encaja con una cafetería: cafés, bebidas frías, desayunos, bollería

Crea las categorías antes de añadir un solo plato. El cliente lee la carta en el móvil, en una sola columna, desplazándose con el pulgar. Un puñado de nombres de categoría cortos cabe en esa pantalla.

Para una cafetería típica, las del título bastan para empezar. Ordénalas como piden los clientes en la barra.

Resiste la tentación de dividir más. Categorías separadas para bebidas con espresso y café de filtro tienen sentido en una carta larga de especialidad. En una corta solo añaden desplazamiento. Los productos de temporada, como las bebidas frías en verano, pueden ir en su categoría habitual. Cuando acaba la temporada, los ocultas y el cambio se publica sin reimprimir el código. La guía de Platoo sobre estructura y categorías de la carta profundiza en cómo agrupar.

Primero nombre y precio, después las descripciones

Según la página de precios de Platoo, el plan gratuito no pone límite al número de platos de una carta, así que aquí el límite es tu velocidad al teclear y no el plan.

Trabaja por pasadas.

El orden importa porque una carta con todos los nombres y precios es utilizable, y una carta con la mitad de los productos bien descritos no lo es.

La mayoría de los productos de una cafetería no necesitan descripción. Cualquier cliente sabe qué es un espresso. Dedica las descripciones a lo que le preguntan al personal: qué lleva el sándwich de la casa, si la granola viene con yogur. Una línea por producto, escrita como lo dirías en la barra. Tienes ejemplos en el artículo sobre cómo escribir descripciones de platos.

Escribe los precios con el mismo formato en toda la carta. Deja la lista de ingredientes de cada plato para el siguiente bloque de minutos.

Recomendaciones: sugerir un dulce para acompañar el café

Un buen barista pregunta: «¿Algo para acompañar?». Las recomendaciones dentro de la carta, incluidas en el plan gratuito de Platoo, hacen lo mismo en la pantalla. Asocias un producto sugerido a un plato, y el cliente lo ve mientras lee la carta.

Un ejemplo ilustrativo: a un cliente que mira el capuchino se le sugiere el cruasán de almendra. La carta solo siembra la idea.

Configura ahora unas pocas combinaciones, no una para cada producto. Elige dulces que casi siempre tengas, porque recomendar algo agotado manda al cliente a pedir algo que no puede tener. Si se acaba, ocúltalo durante ese día.

Minutos 9-12: añade ingredientes y alérgenos a cada plato

Repasa los platos que acabas de introducir. En cada uno, escribe los ingredientes y marca los alérgenos que contiene. El plan gratuito de Platoo incluye ambas cosas por plato, y los clientes las ven al abrir un producto de la carta.

Qué exige la normativa de la UE a una cafetería que vende alimentos sin envasar

Un flat white servido en la barra y un cruasán de la vitrina son alimentos no envasados. Según el texto consolidado del Reglamento (UE) n.º 1169/2011 en EUR-Lex, el artículo 44.1.a) hace obligatoria la información sobre alérgenos para estos alimentos: debe indicarse cualquier ingrediente o coadyuvante tecnológico del anexo II.

Esta es una guía práctica, no asesoramiento jurídico.

Los 14 alérgenos y dónde se esconden en la carta de una cafetería (bebidas vegetales, bollería, salsas)

El anexo II del mismo reglamento, tal como se publica en EUR-Lex, enumera 14 sustancias o productos que causan alergias o intolerancias. En una cafetería rara vez aparecen en el nombre del plato, así que lee la etiqueta de cada sirope, crema para untar y bollería congelada que compres.

Cambiar la leche de vaca por bebida de avena, soja o almendra quita un alérgeno y añade otro, así que marca cada opción. La guía de alérgenos de Platoo trata la lista con más detalle.

Las normas nacionales varían: comprueba cómo quiere tu país que se facilite la información

El artículo 44.2 del Reglamento (UE) n.º 1169/2011, en el texto de EUR-Lex, permite a los Estados miembros adoptar medidas nacionales sobre los medios para poner esta información a disposición. Que baste solo con una carta en el móvil depende de tu país. Pregunta a tu autoridad nacional de seguridad alimentaria qué espera, y ten una carta impresa de respaldo con las mismas marcas de alérgenos.

El artículo 15.1 del reglamento, de nuevo según EUR-Lex, exige que la información alimentaria obligatoria figure en una lengua fácilmente comprensible para los consumidores del Estado miembro donde se comercializa el alimento. El plan gratuito muestra un idioma, así que elige el local.

Fotos: qué añadir ahora y qué puede esperar

Las fotos son el paso con más probabilidades de arruinar tu tiempo de configuración. Teclear el nombre de un plato lleva segundos. Emplatarlo, fotografiarlo y retocar la imagen, no. Así que deja la fotografía fuera del cronómetro y trata los 15 minutos como tiempo para el texto.

Empieza con cinco fotos, no con cincuenta

Una carta sin imágenes sigue funcionando. Los clientes leen primero nombres y precios, y una imagen que falta no perjudica. Una oscura y borrosa, sí.

Elige cinco productos que se venden por los ojos: el café de la casa, el mejor dulce, el plato de desayuno que la gente señala. Fotografía esos y deja el resto como texto por ahora. Según la página de precios de Platoo, el plan gratuito incluye fotos de los platos con un editor de imágenes y platos ilimitados por carta, así que nada te obliga a terminar la serie el primer día.

Los platos que quieres destacar como recomendaciones dentro de la carta también son buenos candidatos, porque una combinación se imagina mejor cuando el cliente la ve.

Fotos con el móvil junto a una ventana: un método de dos minutos

No necesitas cámara ni foco. Basta con un móvil y luz natural.

Coloca el plato en una mesa junto a una ventana, sin sol directo. Apaga las luces del techo para que los colores sean fieles y desactiva el flash. Limpia el objetivo. Dispara desde arriba para lo plano, como una tostada o una tarta, y desde un ángulo bajo para lo alto, como una tarta de capas.

Haz varias tomas, quédate con la más nítida, añádela al plato y retócala en el editor de imágenes. Usa siempre la misma mesa y el mismo ángulo, y las fotos hechas en días distintos seguirán pareciendo una serie.

Minutos 12-15: genera el código QR y pruébalo en dos móviles

Con los platos y los alérgenos dentro, genera el código QR y descárgalo. El plan Free de Platoo da un código QR para todo el establecimiento, así que cada mesa, la barra y el escaparate llevan el mismo código en lugar de uno por mesa.

Descarga el código y no lo estires en un editor de imágenes

Guarda el archivo tal como viene. Si la herramienta ofrece un archivo vectorial, úsalo para imprimir, porque se escala sin perder nitidez.

El error que hay que evitar es arrastrar las esquinas de la imagen en un programa de diseño para que encaje en un expositor de mesa. Según DENSO WAVE, la empresa que inventó el código QR, ampliar o reducir un código con una herramienta de edición de imágenes deforma cada módulo y puede hacer que sea difícil o imposible de leer. Fija el tamaño al exportar o imprimir, y mantén el código oscuro sobre fondo claro.

Usar el código no cuesta nada: DENSO WAVE afirma en su historia del código QR que no ejercería sus derechos de patente.

La prueba de escaneo en cuatro puntos: iPhone, Android, datos móviles, sentado a la mesa

Imprime una copia y pide prestado un segundo móvil. Los clientes no van a instalar nada, así que prueba como escanean ellos.

Cada vez, comprueba que la página de la carta digital se abre en el navegador del móvil y que los precios se leen sin hacer zoom.

Por qué el código impreso nunca tiene que cambiar

El código guarda una dirección web fija, no la carta. Como explica el blog de Platoo en ¿Cómo funciona un menú con código QR?, una edición solo cambia la página que hay detrás de esa dirección: un precio nuevo o un dulce agotado y ocultado se publican al momento, mientras la impresión de la mesa sigue igual. Actualizar la carta sin reimprimir es la razón para probar a conciencia una vez, hoy.

Después del cronómetro: imprime, coloca y haz las comprobaciones de la primera semana

La impresión de prueba se escanea. Ahora las impresiones definitivas tienen que funcionar en una mesa junto a la ventana, día tras día. Al imprimir el código QR es donde ocurren la mayoría de los fallos evitables.

Tamaño de impresión, margen y contraste

No hay un único tamaño correcto para imprimir un código QR. DENSO WAVE, la empresa que inventó el código QR, propone en su guía «How to create QR Code» un método: multiplica el número de módulos (los cuadraditos) por el tamaño de un módulo y añade un margen de cuatro módulos por cada lado, lo que suma 8 módulos al ancho. Ante la duda, imprime más grande.

Ese margen, la zona de silencio, debe quedar libre por todos los lados. La página de DENSO WAVE «Possible causes of failure in reading QR Code» indica que el texto o las imágenes colocados encima o demasiado cerca del código eliminan el margen y difuminan el contraste entre zonas claras y oscuras. Deja el logotipo, el marco y la frase «Escanea para ver la carta» fuera de él, e imprime un código oscuro sobre fondo claro.

Después haz una impresión de prueba, siéntate a una mesa y escanea desde el sitio de un cliente. Si el móvil duda, agranda el código y vuelve a imprimir. Elige un acabado mate o plastificado mate, porque el brillo refleja las lámparas y el sol.

Dónde va el código en una cafetería: barra, mesas, escaparate, vasos para llevar

Cada impresión abre la misma carta. La guía de colocación de códigos QR recoge más opciones; en una cafetería, estos puntos hacen la mayor parte del trabajo.

Pon una breve llamada a la acción junto a cada uno.

Lista de la primera semana: precios, productos agotados, preguntas de los clientes, impresiones dañadas

Informa al personal antes de abrir: la carta se abre en el navegador del móvil, no hay app y siguen siendo ellos quienes toman nota. Ten unas cuantas cartas impresas de respaldo.

Después, haz estas comprobaciones durante la primera semana:

• Precios. Compara cada mañana la carta en el móvil con el TPV.
• Productos agotados. Ocúltalos en cuanto se acaben.
• Preguntas de los clientes. Las preguntas repetidas señalan una descripción, un alérgeno o un dato del local que faltan.
• Impresiones dañadas. Sustituye todo lo rayado, manchado o despegado.

Qué no incluye el plan gratuito

Antes de imprimir los expositores de mesa, contrasta los límites del plan gratuito con cómo funciona tu cafetería.

Sin pedidos, sin pagos y sin conexión con el TPV, en ningún plan

Platoo es una carta solo de consulta. El cliente escanea el código, lee la carta en el navegador del móvil y tu camarero sigue tomando nota. No hay pedidos, pagos, comandas de cocina ni conexión con el TPV, pagues o no.

Si necesitas la columna de la derecha, lee lo que un menú QR no puede hacer.

Una carta, un local, un idioma

El plan Free de Platoo, una carta digital gratis para restaurantes con un solo local, te da un restaurante y una carta, con platos ilimitados y, según indica platoo.io, sin límite de escaneos. Los borradores de carta, la duplicación de cartas y el soporte por correo electrónico están en los planes de pago. Varios locales y las estadísticas por plato están en el plan más alto.

Las páginas de carta del plan gratuito no las indexa Google, así que los clientes llegan a la tuya a través del código. Y la carta se muestra en un idioma. La interfaz de administración está en 11 idiomas, pero eso cambia lo que ves tú, no lo que leen los clientes.

Cuándo merece la pena pagar por la traducción: locales con muchos turistas

La traducción automática de la carta, que abarca más de 40 idiomas, es una función de pago. Una carta QR gratis encaja con una cafetería de barrio cuyos clientes habituales leen el idioma local. Pagar empieza a tener sentido cuando los turistas son una parte importante de tus clientes.

El dato más cercano viene del comercio minorista: la encuesta de CSA Research «Can’t Read, Won’t Buy – B2C», de 2020, con 8709 consumidores de 29 países, concluyó que el 76 % de los compradores online prefiere comprar productos con información en su lengua materna. Hablamos de compras, no de restauración.

Los precios actuales están en la página de precios.

Preguntas frecuentes: carta QR gratis para cafeterías